Alcance de Implementación: Módulo Odoo Contabilidad v19

Este documento tiene como objetivo presentar el alcance de la implementación del módulo Odoo Contabilidad (Accounting) en su versión 17. Nuestro propósito es definir claramente las funcionalidades clave que se configurarán y pondrán en marcha, permitiendo a su equipo gestionar de manera eficiente todas las operaciones financieras y contables de su empresa, asegurando el cumplimiento normativo en Venezuela y facilitando la toma de decisiones estratégicas.

La implementación de Odoo Contabilidad v17 proporcionará una plataforma robusta y centralizada para:

• Automatizar procesos contables: Reduzca la entrada manual de datos y minimice errores.

• Obtener una visión financiera en tiempo real: Acceda a información precisa sobre la salud económica de su empresa.

• Garantizar el cumplimiento fiscal y legal: Adapte su contabilidad a las normativas vigentes en Venezuela.

• Facilitar la toma de decisiones: Utilice reportes y análisis para una gestión financiera proactiva.

Funcionalidades clave a implementar por niveles

A continuación, se detallan las funcionalidades de la aplicación Odoo Contabilidad v17, organizadas por niveles de complejidad. La configuración y habilitación de estas funcionalidades dependerá del nivel de implementación contratado.

Nivel I: Implementación Básica

Este nivel se enfoca en las funcionalidades esenciales para la gestión contable diaria, permitiendo un control fundamental de ingresos, egresos y el cumplimiento fiscal básico.

Base Contable y Estructura Organizacional

• Plan Contable (Catálogo de Cuentas) Adaptado a Venezuela: Establecemos una estructura de cuentas contables robusta y flexible, meticulosamente diseñada para reflejar fielmente las operaciones de su negocio y cumplir con las normativas contables vigentes en Venezuela. Esto incluye la adhesión a los Principios de Contabilidad Generalmente Aceptados (PCGA) Venezolanos y, si aplica, a las Normas Internacionales de Información Financiera (NIIF). Aseguramos la categorización adecuada de activos, pasivos, patrimonio, ingresos y egresos, lo que es fundamental para la generación de estados financieros fidedignos y auditables.
• Gestión y Personalización de Diarios Contables: Configuramos los diarios contables necesarios y específicos (ej. Ventas, Compras, Banco, Caja, Asientos Varios, Retenciones de IVA, Retenciones de ISLR, Nómina, etc.) para organizar y registrar eficientemente cada tipo de transacción. Esta segmentación no solo facilita el seguimiento y la conciliación, sino que es indispensable para la generación de reportes específicos requeridos por la legislación venezolana, garantizando una contabilidad clara y auditable.
• Configuración de Cuentas Financieras (Bancos y Caja): Permite la creación y administración detallada de múltiples cuentas bancarias y de caja. Esto proporciona un control centralizado y en tiempo real de todos los flujos de efectivo, esencial para una adecuada gestión de la tesorería en un entorno económico dinámico.
• Gestión Multi-Moneda: Permite la configuración de una moneda principal y una moneda referencial, todas las transacciones y reportes se podrán visualizar en ambas monedas.
• Tasas de Cambio: Registro automatico de la tasa de cambio publicada por el BCV
• Gestión Multi-Compañía y Consolidación (Opcional - Odoo Enterprise): Para grupos empresariales o consorcios, Odoo Enterprise permite la gestión de múltiples compañías con contabilidades separadas dentro de una misma instancia. Esta característica facilita enormemente la consolidación automática de reportes financieros a nivel de grupo, optimizando la visión gerencial, el análisis consolidado de las operaciones y la toma de decisiones estratégicas.
• Categorías de Productos para Contabilidad e Inventario: Organizamos sus productos y servicios de manera lógica y eficiente mediante categorías contables e inventariables. Esta funcionalidad permite una clasificación automática y precisa de las cuentas de ingresos, costos y valoración de inventario. Es vital para el seguimiento detallado del inventario, la generación de reportes de costos de venta, la correcta preparación del libro de inventario (conforme a la normativa venezolana) y una valoración consistente de las existencias.

 Gestión de Cuentas por Cobrar (Facturas de Clientes)

• Creación y Emisión de Facturas de Venta: Generación intuitiva y ágil de facturas a clientes, con una integración nativa y fluida con el módulo de Ventas de Odoo. Esto automatiza el proceso desde la cotización y el pedido hasta la facturación, reduciendo drásticamente errores manuales y optimizando el ciclo de ingresos de su negocio.
• Comprobantes Fiscales Adaptados a la Normativa Venezolana: Odoo permite la adecuación y personalización de los formatos de impresión de facturas, notas de crédito y notas de débito. Aseguramos que estos documentos cumplan rigurosamente con todos los requisitos y providencias administrativas emitidas por el SENIAT, incluyendo la numeración correlativa, datos fiscales obligatorios, y cualquier otra especificación legal.

• Gestión Integral de Impuestos y Retenciones en Ventas:

  • Cálculo y Comprobante de Retención de IVA (Clientes): Automatización del cálculo de la retención de IVA aplicada por sus clientes (agentes de retención), generando automáticamente los respectivos comprobantes y asientos contables según la normativa del SENIAT.
  • Cálculo y Retención de Impuesto sobre la Renta (ISLR a Clientes): Configuración precisa para la aplicación y gestión de retenciones de ISLR, cuando aplique, sobre los ingresos percibidos, garantizando el cumplimiento de la ley venezolana y la emisión de los comprobantes fiscales correspondientes.
  • Cálculo y Comprobante de Impuestos Municipales: Gestión completa de los impuestos municipales sobre los ingresos generados, con la capacidad de generar los comprobantes requeridos por las ordenanzas locales de cada municipio donde opera.
  • Cálculo de Impuestos Especiales (Timbres Fiscales, Aportes, etc.): Configuración flexible para el cálculo y registro de cualquier impuesto especial o aporte parafiscal (como timbres fiscales, aportes al FAOV, INCES, etc.) si son aplicables a sus operaciones de venta o ingresos.
• Registro y Aplicación de Pagos de Clientes: Registro eficiente de los pagos recibidos de clientes, con la capacidad de aplicarlos directamente a las facturas correspondientes, gestionar pagos parciales y anticipos. Esto facilita una gestión precisa de saldos, optimiza la conciliación bancaria y agiliza el cierre de las cuentas por cobrar.
• IGTF (Impuesto a las Grandes Transacciones Financieras) en Ventas: Configuración específica para el registro y manejo del IGTF cobrado a clientes en transacciones financieras. Odoo asegura el correcto cálculo y cumplimiento de esta carga tributaria en sus operaciones, facilitando su posterior declaración.
• Notas de Débito (Clientes): Gestión eficiente de las notas de débito para ajustar o incrementar el valor de facturas previamente emitidas, ya sea por intereses de mora, gastos adicionales, fletes, o correcciones. Estas notas afectan directamente las cuentas por cobrar y el IVA repercutido.
• Notas de Crédito (Clientes): Manejo integral de las notas de crédito para ajustar o disminuir el valor de facturas de venta (por devoluciones de mercancía, descuentos comerciales o errores). Odoo asegura el impacto contable y fiscal correspondiente en el IVA y la base imponible de la renta.
• Seguimiento y Análisis de Cuentas por Cobrar: Visualización clara y en tiempo real del estado de las facturas pendientes, con herramientas avanzadas para el análisis de la antigüedad de la deuda (aging report), proyecciones de cobro y una gestión proactiva de la morosidad, mejorando la liquidez de su empresa.
• Gestión de Recibos y Comprobantes de Cobro: Emisión y registro detallado de recibos por pagos recibidos, garantizando la trazabilidad, el soporte documental y la transparencia en la gestión de cobros, fundamental para el control interno y las auditorías.
• Gestión de Guías de Despacho: Generacion de guias de despacho para la entrega de mercancias que luego seran facturadas, se emiten notificaciones para que dichas guias sean facturas dentro del periodo fiscal

Gestión de Cuentas por Pagar (Facturas de Proveedores)

• Registro y Procesamiento de Facturas de Proveedores: Entrada sistemática y eficiente de facturas de proveedores, con integración fluida con el módulo de Compras de Odoo. Esto crea un flujo de trabajo optimizado que abarca desde la orden de compra y la recepción de mercancía hasta el registro de la factura, el control de vencimientos y su posterior pago.

• Gestión Integral de Impuestos y Retenciones en Compras:

  • Cálculo y Comprobante de Retención de IVA (Proveedores): Automatización del cálculo y generación de los comprobantes de retención de IVA aplicables a las compras de bienes y servicios, conforme a la normativa del SENIAT. Esto es vital para el crédito fiscal y la correcta declaración del IVA.
  • Cálculo y Retención de Impuesto sobre la Renta (ISLR a Proveedores): Configuración para el cálculo y emisión de los comprobantes de retención de ISLR a proveedores, según las leyes tributarias venezolanas (aplicable a honorarios profesionales, servicios técnicos, arrendamientos, fletes, etc.).
  • Cálculo y Comprobante de Impuestos Municipales (Proveedores): Gestión de impuestos municipales sobre las compras y servicios recibidos, con generación de los comprobantes respectivos según las ordenanzas locales.
• Registro y Aplicación de Pagos a Proveedores: Aplicación precisa de los pagos realizados a proveedores contra sus facturas. Odoo permite controlar los vencimientos, gestionar pagos parciales y aplicar descuentos por pronto pago, lo que optimiza la liquidez y las relaciones con los proveedores.
• IGTF (Impuesto a las Grandes Transacciones Financieras) en Pagos: Configuración para el registro y manejo del IGTF pagado en sus transacciones financieras. Odoo asegura el correcto cumplimiento y la conciliación con sus movimientos bancarios, facilitando la declaración.
• Notas de Débito (Proveedores): Gestión de las notas de débito emitidas por proveedores para registrar aumentos en el valor de facturas o cargos adicionales. Estas notas afectan directamente las cuentas por pagar y el IVA soportado.
• Notas de Crédito (Proveedores): Manejo de las notas de crédito recibidas de proveedores por devoluciones de mercancía, descuentos o correcciones en facturas. Impactan las cuentas por pagar, el IVA soportado y el costo de los bienes o servicios.
• Seguimiento y Control de Cuentas por Pagar: Monitoreo en tiempo real del estado de las facturas pendientes de pago y sus vencimientos. Esta funcionalidad facilita la planificación de tesorería, la gestión de flujos de caja y la evitación de recargos por mora, mejorando la relación con sus proveedores.

Generación de Reportes Fiscales Obligatorios:

• Libro de Compras: Generación detallada y precisa en el formato exigido por el SENIAT, incluyendo toda la información relevante para el crédito fiscal.
• Libro de Ventas: Producción en el formato reglamentario del SENIAT, desglosando las operaciones gravadas y exentas, y la información para el débito fiscal.
• Libro de Inventario: Este libro registra detalladamente la entrada y salida de mercancías, así como el inventario final, su valoración y movimientos. Odoo proporciona los informes necesarios para conformar este libro según la normativa venezolana.
• Comprobantes y Declaraciones de Retenciones de IVA: Preparación de los informes y archivos necesarios (XML o TXT) para la declaración mensual de retenciones de IVA ante el SENIAT.
• Comprobantes y Declaraciones de Retenciones de ISLR: Elaboración de los reportes y archivos (XML o TXT) requeridos para la declaración de retenciones de ISLR, incluyendo los distintos códigos de retención.
• Registro de IGTF: Reportes detallados para el control y declaración del Impuesto a las Grandes Transacciones Financieras.

Reportes Financieros y Análisis Gerencial

• Reportes Financieros Estándar: Odoo genera de forma automática y en tiempo real los reportes financieros fundamentales para el análisis contable y la toma de decisiones:

  • Balance General: Visión clara y precisa de la situación financiera de la empresa (activos, pasivos y patrimonio) en un momento específico.
  • Estado de Ganancias y Pérdidas (P&L): Análisis detallado de los ingresos y gastos para determinar la rentabilidad o pérdida en un período contable.
  • Libro Mayor: Registro exhaustivo y consolidado de todas las transacciones por cuenta contable, esencial para la auditoría y el análisis detallado de cada movimiento.
  • Libro Diario: Registro cronológico de todas las operaciones contables, con desglose de débitos y créditos, fundamental para la trazabilidad.
  • Balance de Comprobación: Herramienta fundamental para verificar la igualdad de saldos deudores y acreedores, asegurando la cuadratura contable y la integridad de los datos.

Nivel II: Implementación Avanzada

Este nivel incluye todas las funcionalidades del Nivel I y añade capacidades más sofisticadas para la gestión financiera, el control analítico, la automatización avanzada, la gestión de activos y el cumplimiento fiscal complejo.

• Contabilidad Analítica y Gestión de Presupuestos:

  • Configuración de Cuentas Analíticas: Creación y gestión de estructuras flexibles para imputar ingresos y gastos a proyectos, centros de costo, departamentos, líneas de negocio o dimensiones específicas. Esto permite un análisis de rentabilidad y desempeño mucho más granular.
  • Gestión de Presupuestos: Creación, seguimiento y control de presupuestos financieros para cuentas contables o analíticas, con una poderosa función de comparación de real vs. presupuesto. Esto facilita la gestión financiera y el control del gasto.

• Gestión de Activos Fijos y Amortizaciones

  • Registro y Control de Activos Fijos: Creación y gestión detallada de los activos fijos de la empresa, incluyendo su fecha de adquisición, costo, vida útil y ubicación.
  • Cálculo y Registro de Depreciación: Automatización completa del cálculo y registro de la depreciación de los activos fijos según los métodos contables predefinidos (ej. lineal, dígitos de la suma de años, saldos decrecientes), garantizando la correcta valoración en libros y el impacto en el P&L.
  • Amortización de Intangibles: Registro y control de la amortización para activos intangibles (ej. licencias, patentes, marcas), asegurando su adecuado reconocimiento contable a lo largo del tiempo.

• Facturación Recurrente y Gestión de Diferidos

  • Ingresos Diferidos (Deferred Revenue): Configuración avanzada para reconocer ingresos a lo largo del tiempo para servicios o suscripciones cobrados por adelantado. Esto asegura que los ingresos se imputen al período contable correcto, cumpliendo con el principio de devengado.
  • Gastos Diferidos (Deferred Expenses): Configuración para reconocer gastos a lo largo del tiempo para pagos realizados por adelantado (ej. seguros, alquileres, suscripciones anuales). Odoo automatiza la imputación periódica de estos gastos.

• Gestión Bancaria y Conciliación Avanzada

  • Importación de Extractos Bancarios: Capacidad para importar extractos bancarios en diversos formatos (ej. CSV), permitiendo una conciliación masiva y eficiente.
  • Reglas de Conciliación Automática: Configuración de reglas inteligentes para que Odoo sugiera o realice automáticamente la conciliación de transacciones recurrentes (ej. cobros de servicios, pagos de nómina), reduciendo drásticamente el tiempo de procesamiento.
  • Reconciliación Inteligente: Uso de la inteligencia de Odoo para sugerir coincidencias entre movimientos bancarios y transacciones internas, incluso sin reglas predefinidas, optimizando la precisión de la conciliación.           

Personalizaciones

Este alcance se centra en la configuración de las funcionalidades nativas y existentes de Odoo Gastos v17, así como los módulos estándar de Nextti. Cualquier desarrollo o customización compleja que altere el comportamiento estándar de la aplicación, o que requiera código personalizado, no está incluido y debe dimensionarse como un requerimiento adicional.